Superar el temor a ser reemplazados y realizar un traspaso honesto de información a quien ocupará nuestras funciones mientras estemos de vacaciones es clave para alcanzar la ansiada desconexión.
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“La cultura de desconfianza en la sociedad también se refleja en el trabajo. Esto lleva a que algunas personas eviten traspasar de manera ordenada, completa y transparente la información a quien o quienes ocuparán sus funciones durante sus vacaciones, por temor a que quien los sustituya tenga un mejor desempeño y ocupe su puesto de manera definitiva”, según Nélida González, psicóloga laboral y gerente de Reclutamiento y Selección de la empresa de recursos humanos GrupoExpro.
Este temor es contraproducente, pues impide una desconexión con el área laboral que permita descansar, enfocarse en nuevos estímulos y regresar con renovadas energías a trabajar. “Si no se hace un correcto traspaso, la persona podrá estar de vacaciones, pero con su mente pensando en la buena ejecución de las tareas por realizar, se arriesga a que lo llamen por teléfono para consultarle información o a que su jefatura se moleste si faltan datos para resolver alguna contingencia”, explica.
La experta explica que las personas no deberían tener temor a su reemplazante en vacaciones, sino que trabajar con un concepto de equipo.
Comunicar de manera efectiva la información al reemplazante dará tranquilidad mental para descansar y que la rueda del trabajo siga girando. Para alcanzar este nivel, la psicóloga aconseja:
- Definir reemplazantes: antes de salir de vacaciones, conversar con la jefatura para definir a los reemplazantes para cada tarea que se realiza. Para un puesto de trabajo puede que haya uno o más reemplazantes.
- Capacitar: entrenar en forma anticipada al o los reemplazantes. Esto garantiza que el reemplazante realice el trabajo de buena manera y disminuye la posibilidad de cometer errores que impliquen un trabajo adicional al regreso de vacaciones o, incluso, poner en riesgo el cargo por una tarea mal efectuada.
- Traspaso: transmitir al reemplazante de manera ordenada, honesta y completa la información que necesita para que realice las tareas diarias y resuelva contingencias. Así se evita el riesgo que el reemplazante interrumpa las vacaciones del titular para consultar información y se evitará que el jefe se moleste por vacíos en el traspaso.
- Lo relevante: antes de partir de vacaciones, concluir las tareas principales, urgentes y en las que se tiene responsabilidad de decisión como informes, propuestas comerciales o cotizaciones solicitadas. De esta manera, el reemplazante resolverá sólo temas operativos día a día, manteniendo la marcha del trabajo. Igualmente hay que traspasar información completa al reemplazante en caso que deba resolver contingencias y solicitudes urgentes que impliquen alguna decisión en conjunto con la jefatura.
- Timing: informar al reemplazante el calendario de acciones por efectuar, contactos, eventuales contingencias y responsables a cargo. Así sabrá el minuto exacto para cada tarea y qué deberá hacer con la información.
- Contrapartes: informar con anticipación a interlocutores y clientes acerca de quién o quienes serán los reemplazantes mientras se está de vacaciones. Así se podrá desconectar el correo electrónico y teléfono. Si surge un asunto urgente, las contrapartes seguirán el canal de comunicación establecido.
- Fuera de oficina: solicitar al encargado de informática que configure el asistente de correo electrónico con respuesta automática “Fuera de oficina” y con los datos de contacto del reemplazante que resolverá las dudas. Así se evitará la tentación de revisar el correo electrónico en vacaciones.
