1.000 millones de dólares al año gasta el Estado en “burocracia en papel”: ¿Debemos avanzar hacia la digitalización?

El «Estudio de requerimientos de un sistema de gestión documental para el Estado» determinó que el Estado gasta 1.000 millones de dólares al año en “burocracia en papel” lo que corresponde al 2% de la recaudación tributaria aproximadamente. Otros datos del mismo informe indican que el Estado podría ahorrar al año 560 millones de dólares con mayor inyección de tecnología para optimizar los procesos de documentación.

¿Cómo seguir avanzando?

Según Osvaldo Caviedes, territory manager de Western Digital para Chile, «hay dos temas que considerar aquí: uno es el almacenamiento de datos y otro es la digitalización de los sistemas y servicios del Estado». Para el especialista en tecnología de almacenamiento, si bien los costos de la «burocracia del papel» hoy son altos y digitalizar los procesos significa un ahorro «no se debe olvidar el costo inicial de hacer el cambio, que igual sería bastante alto».

Pese a aquello, igual hay un costo operacional que se vería reducido. El citado informe señala que los funcionarios públicos dedican entre el 30% y el 50% de su tiempo a procesar documentos.

Juan Pablo Salas, gerente de innovación de Acepta Soluciones Digitales, señaló a Publimetro que «el 80% de las labores de los burócratas son repetitivas, es decir, no requieren pensamiento. Se podrían automatizar sin problema, pero para poder automatizar se requiere que la información esté en formato digital. Haciendo eso, ahorramos un 80% de las horas de personal dedicado a la administración de documentos. Las horas de capital humano son el principal costo».

Espacio, costos y más

El especialista, al igual que Caviedes, señala que son varios los aspectos que se deben tener presentes sobre la digitalización: servicios, procesos y almacenamiento. Sobre el almacenamiento, Salas señala que la digitalización generaría una optimización de espacio físico.

«Un disco duro de 1 terabyte mide 10 x 5 centímetros aproximadamente. Una bodega capaz de almacenar 1 terabyte de documentos impresos mide aproximadamente 1000 mts2. Mientras que el disco duro se puede encontrar por 40.000 pesos, los 1000 metros cuadrados en el centro de Santiago cuestan 1.700.000.000 pesos. La matemática es sencilla, lo que faltan son las ganas. Podemos agregar que se requieren 50.000 árboles para poder imprimir esa cantidad de papel», agregó.

Pero no sería sencillo, el representante de Western Digital señala que el almacenamiento digital también requeriría espacio para que el Estado pueda tener un servidor propio y no es menor.

«Pensando en el Estado, se necesitarían grandes cantidades de discos duros, miles. Además, habría que clasificar y diferenciar aquellos que se utilizarán de manera constante y aquellos que almacenarán datos en frío», agregó.  Caviedes explicó a Publimetro que un disco duro que almacena «en frío» es aquel que esta construido para guardar documentos que no se consultarán frecuentemente.

Punto a parte, «contar con sus propios servidores le da mayor seguridad al Estado», señaló el especialista. Esto, pensando que igual se resguarde información clasificada de manera digital. Información que, en la mano de servidores extranjeros, pudiesen abrir alguna ventana de vulnerabilidad en seguridad.

¿Vale la pena el cambio?

Para Juan Pablo Salas, gerente de innovación de Acepta Soluciones Digitales, los costos en la inversión son incomparables con el beneficio económico. «Estos incluyen algo de hardware y un período de acomodarse que puede influir en la productividad», señaló. Ya en el Summit País Digital, el entonces candidato presidencial, Sebastián Piñera habría manifestado su intención de impulsar el cambio hacia la digitalización del Estado.

«No es posible que una persona vaya a hacer un trámite y tenga que imprimir documentos desde un servicio del Estado para presentarlo en otro. Toda esa información debería estar interconectarla», señaló en dicha oportunidad.

De hecho, como promesa de campaña señaló que «hacia el 2022 el 80% de los trámites se hagan a través de los teléfonos inteligentes y así hasta llegar al 100%», por lo que se podría inferir que la intención está, solo falta seguir avanzando.

El gran problema que visualiza el estudio, mencionado al comienzo de esta nota y realizado por Microsystem para el Ministerio de Hacienda durante el Gobierno de Michelle Bachelet, es la falencia de una política de Gobierno con un sustento normativo sólido y una visión a largo plazo que apunte a resolverlos.

Sumado a una Ley de Archivos que data del año 1929, donde la situación era muy diferente a la que se vive actualmente.