Entendidas como una excelente instancia de la que dispone un equipo de trabajo u organización para comunicarse, coordinarse, intercambiar ideas y/o tomar decisiones, las reuniones manejadas adecuadamente pueden entregar resultados muy positivos.
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Sin embargo, cuando se abusa de ellas- y se cae en el síndrome conocido como “reunionitis”- las consecuencias pueden ser negativas.
Así lo manifiesta Andrés Cardemil, director de HumanNet Consultores, quien afirma que sobreexplotar este tipo de formato, aunque no sea necesario, puede jugar en contra de los asistentes a ella y transformarse en una verdadera pérdida de tiempo.
“Hay que evaluar si la situación o temática amerita convocar a una reunión. Si no es esencial, la recomendación es simplemente no hacerla”, sostiene el ejecutivo.
En el caso de efectuar una, el experto señala que es importante que esta tenga uno o más objetivos, es decir, que cuente con las directrices claras para su correcto desarrollo. Otro consejo apunta a definir, adecuadamente, a los participantes e invitarlos con anticipación para tener éxito en la convocatoria. Asimismo, otra recomendación es contar con un listado de temas por cada objetivo a lograr y asignar un tiempo para abordar cada uno de ellos.
“La idea, en el fondo, es evitar la improvisación cuando se convoca a una reunión para así aprovechar al máximo ese momento, transformarlo en algo productivo y no hacer perder el tiempo a cada uno de los asistentes”, asevera Cardemil.
¿Cancelar la reunión?
Si alguno de los citados a la reunión no puede participar en ella, la sugerencia es que la no asistencia o ausencia a dicho encuentro sea informada con empatía y asertividad.
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“Empatía en el sentido de ponerse en el lado de los que sí asistirán y asertividad entendida como la capacidad de exponer claramente los argumentos que impiden a esa persona estar presente en tal reunión”, subraya el especialista.
En relación al mínimo de anticipación que debe tener un trabajador para cancelar una reunión, Cardemil sostiene que va a depender de cada reunión y de con quién uno se reúna.
“Por ejemplo, si me citó mi jefe, gerente o dueño de la empresa la razón para justificar la cancelación de la reunión debe ser muy grande (ej. Una emergencia con clientes o proveedores, un tema personal o familiar, etc.). Si me juntaré con mis colegas, la idea es avisarles que no se asistirá con un par de días de anticipación y dando las razones de ello», explica.
De todas maneras, insiste en que «obviamente en ambos casos, uno debe comprometerse con posterioridad a la reunión a solicitar información acerca de las materias que se trataron en ella, como una manera de demostrar interés y compromiso”.
