Sabemos que las reuniones son importantes, pero quién no se ha quejado de la “pérdida de tiempo” que éstas significan. Principalmente en un mundo globalizado donde todo se puede hacer de manera online y donde para muchos no es necesario este tipo de encuentro de horas, para poder gestionar o ponerse de acuerdo.
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Ante esto, durante el último tiempo ha surgido una tendencia orientada elevar la productividad en las empresas: las juntas de 5 minutos, una práctica orientada a optimizar el tiempo utilizado en reuniones de trabajo.
“Básicamente, se trata de una forma de llevar a cabo las reuniones de trabajo, una que no permite al jefe de proyectos retener a los miembros de su equipo por más de cinco minutos. El tiempo es uno de los elementos más preciados en la productividad de una empresa, por lo que, si tienes algo que decir que no pueda ser tratado en cinco minutos, es mejor callar”, explica Andrés Luco, socio fundador de Business Consulting y experto en asesoría empresarial.
Sobre su efectividad, Luco asegura que esta regla no sólo obliga a los directores de proyectos generar reuniones ágiles y productivas, sino que también insta a los empleados a prestar más atención y tomarse el trabajo más en serio. Imagina que tienes una reunión en la mañana y un empleado llega cinco minutos tarde: en el pasado, esto no importaría pues, probablemente, apenas estaría comenzando. Hoy, el empleado se habría perdido la cita en su totalidad y quedaría perdido por el resto del día, lo que se vería reflejado en su informe mensual de evaluación.
“Además, todos los participantes deben llegar preparados y con sus ideas claras, pues una vez que llega la fase de retroalimentación, cada miembro tendrá de 15 a 30 segundos para hablar antes de ser interrumpido. Esto no sólo crea un ambiente más democrático a la hora de exponer las ideas, sino que -poco a poco- los empleados entenderán que su valor se encuentra en lo que tengan que decir y no en la jerarquía. Así, este formato de reuniones ágiles es ideal para optimizar el tiempo y elevar la productividad”, agrega.
El experto en asesoría para empresas y emprendedores, agrega sí que, antes de implementar esta regla, es importante que tener claras algunas consideraciones:
- Lo primero es entender que hay temas que no pueden resumirse en una reunión de cinco minutos, por lo que antes de implementar esta dinámica en tu empresa, evalúa si los temas a tratar son adecuados para este formato.
- Es probable que los empleados no tengan una referencia que los haga estar listos de antemano para un cambio de esta magnitud. Lo importante es que, antes de implementarla , se tenga una reunión para explicar de qué se trata el asunto. Tal vez debas hacer juntas de transición, que duren cada vez menos tiempo hasta alcanzar la meta.
- Una buena forma de implementar esta metodología es disponiendo de un reloj de arena -al centro de la mesa- que contabilice cinco minutos, además de entregar una pauta clara y ordenada a cada asistente. Es probable que en los primeros intentos cueste sacar a delante este modelo, pero con el tiempo todos los miembros del equipo se adaptarán y, a partir de ese momento, se notarán cambios en la productividad y eficiencia.
