Se acerca el fin de año, época de balances y de análisis, pero también de proyecciones para el siguiente, que asoma complejo según los expertos. Dejar todo para diciembre no es una buena idea dentro de una empresa, donde lo ideal es empezar a establecer los objetivos con anticipación.
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En este sentido, Manuel Concha, experto en finanzas y control de gestión, entrega sus consejos para fijar los KPIs (Key Performance Indicator), los indicadores clave de rendimiento para una compañía. El CEO de Kame ERP, con más de 13 mil pymes en su cartera, da sus tips para elaborar un presupuesto adecuado.
¿En qué hay que basarse para definir los KPIs de una pyme?
-Habitualmente se comete el error de considerar exclusivamente como KPIs a indicadores financieros, que si bien son muy importantes, siempre son del pasado, ya que se basan en una “foto” de la empresa en un tiempo determinado. Un ejemplo de indicador no financiero es el resultado de la encuesta de satisfacción de los clientes.
Algo que todo negocio debe tener presente es que las empresas quiebran por problemas de liquidez, por lo tanto, es muy importante medirla constantemente. En este contexto, algunos de los indicadores más utilizados son: razón de liquidez (activos corrientes / pasivos corrientes), capital de trabajo (activos corrientes - pasivos corrientes) y test ácido (activos corrientes / pasivos corrientes - existencias). Otro factor crucial y el principal motivo de una compañía es la generación de la rentabilidad. Aquí, algunos KPIs son: rentabilidad sobre las ventas, sobre la inversión y/o sobre los activos.
¿Cuál es la periodicidad adecuada para fijarlos?
-Esto va a depender de lo que mida el indicador, del nivel de dificultad para obtenerlo y de la industria donde nos encontremos. Actualmente, gracias a la tecnología, se pueden monitorear muchos KPIs en tiempo real, generando una ventaja competitiva, por tener la información para tomar decisiones y por darle a tu cliente un precio por tus productos conociendo el margen real.
Por ejemplo, en Kame puedes ver en línea la variación de las ventas respecto del presupuesto, saber si tienes algún quiebre de stock, generar automáticamente los estados financieros, etc.
¿Qué números internos hay que observar para elaborar un buen presupuesto?
-Lo más común es que las empresas presupuesten su estado de resultados. En ese caso, la generación del presupuesto también deriva en un buen ejercicio para revisar cada línea de costo, situación similar que ocurre con el plan de marketing y su efectividad.
También resulta fundamental cuantificar los nuevos ingresos y costos provenientes de los nuevos proyectos y/o acciones que se van realizar en el año siguiente.
En la realización del presupuesto, una buena práctica es hacerlo con el mayor nivel de detalle. Por ejemplo, al momento de presupuestar las ventas, al revisar las desviaciones entre lo real y lo presupuestado, es muy diferente observar la desviación sólo en el monto total que poder analizar cuál o cuáles fueron los productos y servicios que no se comercializaron como se esperaba, tanto en los valores como en las cantidades.
¿Qué cifras macroeconómicas hay que tener en consideración?
-Va a depender de la industria en la que se encuentre la empresa. Por ejemplo, si es una importadora o exportadora, el tipo de cambio es mucho más importante que para una que sólo compra y vende en el país. Una compañía de servicios va a estar más atenta a las variaciones en la legislación laboral y/o en los cambios en el sueldo mínimo. Una variable que a la mayoría de las empresas le puede afectar en alguna medida es la inflación, así como también modificaciones en las legislaciones tributaria y laboral.
¿Cómo se establece la flexibilidad presupuestaria para sortear los imprevistos?
-Se pueden establecer criterios con algún margen de seguridad tanto para las ventas como para los gastos. Un buen mecanismo para ello es dejar reflejados los proyectos o acciones que respaldan los números del presupuesto. Por ejemplo, si está contemplada la apertura de nuevas sucursales, al revisar las desviaciones de lo que realmente ocurrió respecto de lo presupuestado, junto con ver lo numérico, es vital que se analicen los motivos por los cuales no se abrieron o se aperturaron más de las establecidas.
Desde la perspectiva más financiera, es muy útil, junto con revisar las desviaciones del presupuesto, ir actualizando las proyecciones del mismo. Por ejemplo, cuando nos encontremos en marzo, ver la información real de los primeros tres meses más los nueve restantes presupuestados nos permite tener una visión más ajustada de cómo va a terminar el año.