Las vacaciones son la época del año más esperada por los trabajadores. Sin embargo, quienes no salen a descansar y se quedan en sus funciones, generalmente ven recargadas sus labores, sobre todo en las pequeñas y medianas empresas, donde suele haber un personal más acotado para afrontar este período.
Para planificar adecuadamente esta etapa veraniega, Manuel Concha, CEO de Kame ERP, plantea puntos esenciales. Con más de 27.000 pymes en su cartera, propone cinco acciones para que el reposo de algunos no implique el estrés de otros, es decir, para que los empleados no sufran y, al mismo tiempo, no baje la productividad habitual de la compañía.
Calendarización
Puede sonar de perogrullo, pero lo recomendable es definir las vacaciones de los trabajadores con la mayor anticipación posible. Para ello, ayuda mucho tener un software donde el superior pueda autorizar los días libres y, así, llevar una cuenta clara y automatizada de cuántos le quedan disponibles a cada uno de los empleados. Es una buena mezcla entre planificación y automatización de procesos. En la medida que el equipo crece, automatizar este proceso es fundamental, ya que también puede tener implicancias legales.
Reemplazos
Cuando un trabajador sale de vacaciones, muchas veces no se sabe bien quién suplirá sus funciones. Esto genera dependencia de quienes tienen el conocimiento, a los que en ocasiones hay que molestar en pleno descanso para solucionar problemas urgentes. Para evitar eso, es clave tener procedimientos transparentes y conocidos por todos para la ejecución de las tareas, así los sustitutos cometerán menos errores.
Productividad
En línea con lo anterior, es elemental que cada cargo tenga a otro integrante del equipo como backup o respaldo, que conozca las funciones que desempeña su compañero que esté de vacaciones. De esta manera, si alguien no está, el negocio no debería verse afectado. Para mantener o, incluso, aumentar la producción, una buena práctica es dar incentivos por resultados, más que por tiempo de trabajo.
Recursos
Otro de los grandes problemas que enfrentan las pymes durante este período es que las vacaciones redundan en una mayor carga para la compañía. Dependiendo del rubro, esto puede verse acentuado, ya sea porque bajan las ventas o porque suben los costos, debido a los reemplazos. En ese sentido, en el caso de requerir financiamiento, es fundamental anticiparse, con lo que podrán disminuir los intereses y otros costos financieros.
ERP
Casi no existen pymes que tengan cerrado su año contable el 31 de diciembre, pues muchas veces no cuentan con un software que aúne remuneraciones, bancos, facturación, contabilidad, cobranzas, etc. Tener un sistema de planificación de recursos empresariales, como Kame ERP, es todavía más valioso de cara al período de vacaciones, para irse tranquilamente a descansar. Éste automatiza los procesos, genera reducción de costos y mejora la toma de decisiones, con información de calidad, transparente y en menor tiempo. Además, facilita la entrega de datos cuando son solicitados por organismos externos, como Servicio de Impuestos Internos, Dirección del Trabajo o municipalidades. Todo esto, sin olvidar que, en el caso de necesitar conocer el estado del negocio, se puede hacer desde cualquier parte e, incluso, con el celular.