A continuación, te entregamos algunos consejos que te ayudarán a organizar las finanzas de tu empresa. Con ellos queremos ayudarte a progresar y estar mejor preparado para enfrentar los desafíos que imponen las actuales circunstancias que atravesamos.
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1. Separa siempre tus gastos personales de los de tu PYME
Esto, que parece muy simple en teoría, es la regla de oro de todo emprendedor. Es muy importante que no mezcles nunca tus ingresos y gastos personales con los de tu empresa. Nunca olvides que tu emprendimiento y tú son entidades diferentes y por lo mismo, si no haces una separación clara y tajante entre ambos, podrías poner en riesgo tu patrimonio y el de tu empresa en caso de cualquier inconveniente. Por ejemplo, si en algún momento tus finanzas personales se vieran afectadas por algún problema de origen crediticio o incluso judicial, de no estar bien separadas con las de tu empresa, podrías también poner en aprietos la estabilidad financiera de ésta. Lo mismo podría ocurrir a la inversa, y que una complicación de tu empresa terminara afectando tu patrimonio y la situación financiera de tu familia.
Para poder separar las aguas, te recomendamos lo siguiente:
Crea un sueldo para ti: Considera tu propio sueldo como un costo en la hoja de balance de tu PYME, tal como los de tus trabajadores y los demás egresos de la empresa. De esta forma, al final de cada mes, cuando realices el balance de ingresos y costos, en el caso que tengas un excedente, sabrás que no es un dinero de libre uso, sino que lo puedes utilizar para invertir en tu negocio.
Maneja cuentas separadas: Para tu PYME es recomendable que abras una cuenta corriente para empresas, en la que lleves todas las finanzas de tu negocio, sin mezclarlas con las tuyas, que manejarás a través de tu cuenta vista o corriente personal. De esta forma podrás organizar de mejor manera los gastos del negocio y evitarás que se confundan con los tuyos.
2. Elabora una proyección de los ingresos y egresos de tu PYME de al menos 6 meses
Poder proyectar en el corto y mediano plazo la situación financiera de tu PYME te permitirá establecer planes de contingencia en el caso de que el escenario económico cambie abruptamente, y se escape de tus proyecciones. Para hacerlo, necesitarás crear una planilla de flujo de caja.
El flujo de caja es un informe financiero que muestra el detalle de los ingresos y egresos de dinero que tiene una empresa en un periodo determinado. A partir de este informe se puede conocer de manera rápida la liquidez de la empresa (si cuenta con dinero en el corto plazo) y tomar decisiones más efectivas.
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Te recomendamos proyectar 3 escenarios posibles.
– Uno neutro, con unos ingresos y egresos que te permitan sostener el negocio en una situación normal. Considera un nivel de ingresos suficientes para cubrir tus costos y cumplir con tus obligaciones.
– Uno optimista, donde tus ventas e ingresos aumentan, tus costos se mantienen proporcionales a tu negocio, y tienes la capacidad de generar excedentes para invertir en capital humano, capital de trabajo o ahorrar.
– Uno pesimista, donde tus ventas son menores y te ves en la obligación de ajustar tus costos al mínimo para mantener funcionando el negocio.
Pensar y proyectar estos escenarios te ayudará a prepararte para tomar las decisiones correctas en caso de cambios repentinos en el escenario económico. Recuerda que en la medida en que seas ordenado financieramente podrás enfrentar mejor este difícil periodo.
3. Disminuye todos los costos que no estén ligados directamente a tu negocio
Identifica todos tus costos y organízalos dependiendo de qué tan relacionados están con la operación de tu negocio. Por ejemplo, si tienes un minimarket y realizas publicidad en medios digitales, tal vez puedas evitar hacerlo por un tiempo y ese ahorro destinarlo a la producción.
¡Muy importante! No realices recortes de costos que te ayudan a producir más, como por ejemplo, tu equipo de trabajo. Además, como lo importante es mantener en funcionamiento tu PYME, cuando ya hayas organizado tus ingresos, destínalos principalmente a la producción o entrega de servicios.
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Por ejemplo, si tus productos principales son el pan y otras masas, tu insumo más importante será la harina y no otros ingredientes para crear nuevos productos. A menos que tu PYME ofrezca un producto o servicio que experimente una mayor demanda en ciertos periodos, como los helados en verano, concéntrate en lo que mejor sepas hacer y espera un escenario más optimista para aventurarte con la creación de nuevos productos y servicios.
Finalmente, posterga las inversiones en capital fijo, como maquinarias y equipos, que son más caros y tendrás que pagar en periodos más largos, y destina tus ingresos al pago de sueldos (si es que tienes trabajadores) y a la compra de insumos que te permitan seguir ofreciendo tus productos o servicios.
4. Busca alternativas para tener más ingresos y organizar tus costos
Durante periodos de incertidumbre que afecten al mercado, es probable que el gobierno tome medidas que alivien el pago de impuestos, como aplazar algunos pagos, o realizar gastos que puedan descontarse de tu carga tributaria. Investiga, consulta e infórmate, ya que de esta forma podrás destinar ese dinero para contar con liquidez y mantener en funcionamiento tu negocio.
Ya que investigaste las alternativas para aliviar tu carga tributaria, también puedes buscar nuevas formas de conseguir ingresos para hacer crecer tu negocio.
Existen diversos fondos de apoyo al negocio a los que puedes postular. También hay fondos de gobierno a los que puedes acceder a través de instituciones como Corfo o Sercotec. Además, existen empresas privadas que fomentan el emprendimiento y la innovación, así como inversionistas que se interesan por apoyar nuevos negocios. Incluso hay organizaciones internacionales que ofrecen fondos de apoyo al emprendimiento, solo tienes que presentar una buena idea, o un negocio que ya está funcionando.
Finalmente, también puedes considerar la alternativa de tomar un crédito para tu PYME, y así poder invertir rápidamente en capital o en insumos para incrementar tu producción.
Esperamos que estas recomendaciones puedan ser de ayuda para ti. Recuerda que en la medida en que seas ordenado financieramente podrás enfrentar mejor este difícil periodo.
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